Design Sprint Systémique sur 3 jours.

Design Sprint Systémique sur 3 jours.

L’approche systémique du Comptoir se met en place grâce à 3 journées construites spécifiquement pour poser concrètement, en collaboratif, le système d’une organisation et ainsi permettre à tous les parties prenants de prendre conscience des réelles priorités d’actions & de transformations à initier.

Lorsqu’on intervient dans un environnement complexe, modifier seulement 1% du système peut tout changer ! Cela dit, il faut bien sélectionner ce 1%…

François Roddier, expert en systèmes complexes.

Bien comprendre les avantages pour l’entreprise.

La plupart des entreprises ne connaissent pas leurs réelles urgences et priorités, c’est à dire les réelles priorités pour la santé et la vie de toute l’organisation, sur le moyen et long terme.

le Design systémique permet de se poser, d’analyser et de déterminer avec et pour les parties prenants de l’organisation les réelles priorités.

Comme un naturopathe pour le corps humain, c’est ici une équipe d’intervention pour le corps « entreprise » qui va chercher les causes de problèmes.

Les avantages business ?

  • Gagner énormément de temps en travaillant là ou il faut, quand il faut.
  • Les budgets sont orientés dans la bonne direction
  • Réduction des coûts cachés et prise de conscience des gains cachés
  • Sortie du « business as usual » linéaire et ouverture sur un nouveau business systémique…

Toutes les grosses entreprises de ce monde sont en train de basculer sur un business systémique mais volontairement elles n’en parlent pas. Raison de plus pour réagir dès maintenant.

📆 Jour 0 – Préparation.

Un organisation est comme un éco-système de plusieurs bulles en interrelations. Il faut recruter 1 à 2 représentants de chaque service, dont la direction, à intégrer dans la démarche. Ils seront, suite au sprint, les garants de communication auprès de leurs équipes.

Le facilitateur systémique doit également s’assurer que les participants viendront le jour J avec le maximum d’informations sur leurs activités : ce sera la « matière première » pour modéliser visuellement leurs bulles.

Le facilitateur doit réserver une « whiteboard room » confortable : en effet, il va falloir beaucoup de surface de dessin & d’affichage !

🗺️ Jour 1 – Mapping des parties prenants.

Les collaborateurs représentants des différents services de l’organisations modélisent leurs parties du système commun entreprise, en autonomie et avec l’aide du facilitateur systémique : liens, relations, processus, projets, personnes, fonctionnements spécifiques, dépendances avec les autres services, avec des partenaires externes, etc… C’est une phase de mise à plat visuelle systémique de toute l’organisation par les différents points de vues créant ainsi une fresque systémique collective. Bien entendu, les représentants de la direction sont présents pour modéliser leur partie stratégique du système et prendre conscience de la complexité de l’organisation dans son ensemble.

🧰 Outils.

  • Mapping systémique
  • Questiologie (pour aider à la construction des systèmes)
  • Précision des flux : urgences, priorités, frictions et opportunités
  • Job to be done – Pour intégrer des scénarios d’usage

👀 Jour 2 – Analyse systémique & diagnostic.

Ces même collaborateurs (ou de nouveaux pour chaque service) se présentent leurs systèmes et analysent les différents points de frictions et de fluidités. Ils diagnostiquent ensemble et avec l’aide du facilitateur les points de « maladie » et de « santé » de l’organisation tout en complétant la structure des systèmes, au besoin.

Durant cette journée peuvent intervenir différents experts externes à l’organisation (venant des éco-systèmes du Comptoir) pour apporter leurs points de vues : anthropologue, économiste, entrepreneur, technicien, spécialiste réseaux, coachs, etc…

🧰 Outils.

  • Liens & relations, système à système
  • Qualification des flux
  • Analyse systémique croisée & diagnostic collaboratif

🧠 Jour 3 – Priorisation & axes de transformation.

En partant du système complet et du diagnostic, les différents représentants ainsi que les membres de la top direction Priorisent les « causes de problématiques » et « points de départ d’optimisations & de soin » à mettre en place. Ainsi, les différents parties prenants prennent conscience des urgences réelles et des démarches à mettre en place, par priorités, pour transformer l’entreprise, en synergie et pas à pas collaboratifs.

Ces pas à pas sont suffisamment précis pour en faire des challenges sur lesquels travailler en Design Sprint.

La direction stratégique peut ainsi construire un plan cohérent d’évolution de l’entreprise par ce nouveau « point de vue systémique ».

🧰 Outils.

  • Décision par Zen Voting
  • Modélisation visuelle d’un « plan de soin & d’optimisation »
  • Modélisation du système d’action à mettre en place, dès le lundi suivant
  • Documentation complète de la démarche sur les 3 jours par le facilitateur

Suite à ce sprint il est possible de traiter « en conscience » et en pas à pas les priorités grâce à une série de Design Sprint en relation. C’est une nouvelle logique d’organisation qui se met ainsi en place, agile, « by design » & résiliente.

🚀 Bonus : la puissance du design systémique par l’exemple des banques.

Au Comptoir, c’est avec Fabrice Liut et le support de la diversité de tous les éco-systèmes que vous pourrez initier la démarche et appréhender la complexité de votre organisation.

Vous pourrez également retrouver certains outils & templates dans la partie ressources du site.